Gérer son inventaire informatique avec efficacité

Depuis cette année, la DOP-UIT centralise les données des inventaires informatiques des écoles. Le répondant informatique est donc censé (entre autres toutes les autres choses) veiller à ce que cet inventaire soit à jour, malgré les collègues farceurs qui nous cachent des ordinateurs dans tous les coins ou les changent de classe sans nous avertir. C’est sans compter aussi les ordres de ma commune de vider complètement toutes les salles de classe pendant les vacances d’été. Bref, tenir un inventaire à jour sur 10 bâtiments est mission quasi impossible.

Heureusement, la DOP-UIT a enfin mis à notre disposition une base de données pour la gestion de notre inventaire, et je dois dire que c’est vraiment un outil pratique et utile. Reste maintenant à optimiser le travail sur le terrain. Voici la solution que j’ai choisie: un code barre par ordinateur et un lecteur de codes barre Bluetooth, compatible Mac OS et iOS et un iPad. Le mot-clé est mobilité. Ainsi équipé, sans fil, l’iPad est connecté à la base de données de la DOP-UIT, le scanner à l’iPad et il suffit d’un clic pour identifier l’ordinateur dans la base de données.

Voici ma sélection du matériel:

Imprimante: Brother QL-720NW avec rouleau d’étiquettes 62mm

QL720NW_left

Cette imprimante n’est pas trop chère (169.-) et se connecte via USB, Ethernet et WiFi. Elle est compatible iOS et permet d’imprimer des étiquettes directement depuis iPad/iPhone. Le logiciel pour Mac est complètement pourri et plante régulièrement (il faut le dire… Brother, si tu me lis, ton programme P-touch Editor pour Mac est une véritable honte! J’ai rarement vu un logiciel plus pourri que celui-ci!). Nonobstant ce problème, le logiciel permet d’importer des informations depuis un fichier CSV pour imprimer des étiquettes en série. La résolution est limite pour l’impression du code-barre, mais une fois le bon angle de lecture trouvé, cela fonctionne bien. Voici ce qu’il y a sur mes étiquettes:

etiquette

  • Le nom de l’école
  • Le code d’identification interne (ici: M0197)
  • Le modèle du Mac (toujours utile)
  • Le numéro de série du Mac (qui est la référence officielle pour la DOP-UIT)
  • Le code barre basé sur le numéro de série

Si j’ai choisi d’utiliser le numéro de série pour le code-barre au lieu de l’identifiant interne, c’est par anticipation. Lorsque la gestion de mon parc informatique sera reprise par le CTIP (comme je l’espère), ce sera ce numéro qui servira de base pour l’identification des Mac. Je colle les étiquettes directement sur l’arrière des pieds des iMac (de manière à ce qu’elle soit bien à plat).

Il reste le problème du lecteur de codes-barre. Un modèle Bluetooth est vite très onéreux (plusieurs centaines de francs). Or, j’ai dû payer tant l’imprimante que le scanner avec mon argent personnel. Ma demande d’achat à la DOP-UIT a été refusée (« tâche administrative pas en lien avec l’informatique pédagogique »…), ainsi que par la commune (« gestion du matériel cantonal »). Je comprends les arguments. Ma demande est en effet particulière. Bon, comme d’habitude, c’est donc à moi de payer mes outils de travail, mais je ne vais pas encore payer 300.- pour un scanner de codes-barre. Je me suis donc tourné directement vers le marché chinois, où j’ai trouvé ceci:

Capture d’écran 2015-01-09 à 09.39.58

 

Lien direct vers le scanner sur AliExpress

Il s’agit d’un lecteur codes-barre Bluetooth 100% compatible Mac et iOS. La configuration sur le Mac a pris exactement 5 secondes. Enfin, il coûte  39.98$ (soit 40 francs), frais de port et de douane compris! Je l’ai reçu en une dizaine de jours. Une fois connecté au Mac, aucun paramétrage n’est nécessaire. Il est reconnu automatiquement comme un clavier Bluetooth. Le scanner s’éteint automatiquement au bout de 20 secondes d’inactivité. Un coup sur la gâchette suffit à le réveiller à le reconnecter au Mac. Seule étrangeté: la nécessité d’introduire un trombone à la base de la poignée pour décrocher le câble de charge. La synchronisation avec un iPad ou un iPhone n’est pas plus compliquée.

Le maniement du scanner est tellement simple qu’on en vient à regretter que les bulletins de versement des factures que l’on reçoit ne sont pas munis d’un code-barre. Cela sera bien plus rapide et pratique que ces onéreux et calamiteux crayons lecteurs de chiffre qu’on utilise actuellement.

Le scanner prend aussi tout son sens à la livraison de 30 iMacs: chaque carton possédant le code-barre du numéro de série, le contrôle de l’inventaire est vite fait!

 

[EDIT] Tant qu’à faire, autant rentabiliser le scanner de codes barre avec d’autres logiciels, comme Delicious Library, qui permet de gérer non seulement sa bibliothèque, mais aussi sa DVDthèque, son matériel informatique… et là, le scanner fait fureur: codes ISBN, numéros de série, références de matériel; tout y passe! Le logiciel possédant aussi un système de réservation et d’emprunts, on peut tout à fait imaginer l’utiliser pour la gestion des prêts du matériel audio-visuel scolaire.

[EDIT 2] Il faut changer les réglages de clavier pour utiliser le scanner, et le basculer de Suisse romand à US International-PC.

Publié par

Frédéric Genevey

Enseignant MITIC & Technologie, passionné de robotique pédagogique, d'Arduino et d'impression 3D.

Une réflexion sur « Gérer son inventaire informatique avec efficacité »

  1. Bonjour,
    J’ai une entreprise d’informatique et je cherche depuis très longtemps à mettre en place un système d’inventaire de tout le matériel de tous mes clients. Le coté iPad connecté à la base de données m’intéresse beaucoup. Pourrions-nous prendre contact par email afin d’en discuter?
    Bien à vous.
    Traykoski

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.